Kundenportal
Ein Kundenportal bündelt Dokumente, Status und Kommunikation an einem Ort — als Mieterportal für die Hausverwaltung, als B2B-Kundenportal im Handel oder als Projektraum für Dienstleister.
Branchen, in denen wir das umsetzen
Einsatz-, Monteur- & Kundenportal
Ausgangslage: Monteureinsätze und Notdiensttermine werden telefonisch koordiniert.
- Einsatz- und Monteurplanung
- Kundenportal
- Notdienst- und Terminverwaltung
Kunden sehen ihren Termin- und Auftragsstatus, ohne anzurufen.
Details zum KI-Baustein: Terminbuchungs-Agent
- Aufgabe:
- Bucht, verschiebt oder storniert Termine automatisch anhand freier Kapazitäten.
- Eingaben:
- Verfügbare Slots aus dem Kalender, Kundenwunsch (Datum, Uhrzeit, Leistung).
- Ergebnis:
- Bestätigter Kalendereintrag, automatische Erinnerung vor dem Termin.
- Menschliche Freigabe:
- Sonderfälle (z. B. widersprüchliche Wünsche) werden an das Team übergeben statt automatisch entschieden.
- Integration:
- Kalendersystem, Telefon/Website/Messenger als Eingangskanal.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Termindaten; Details zu Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Mitarbeiter-App & Auftraggeberportal
Ausgangslage: Mitarbeiter im Feld und Auftraggeber haben keinen digitalen Zugang zu Status und Unterlagen.
- Mitarbeiter-App für unterwegs
- Kunden- und Auftraggeberportal
Auftraggeber sehen Baustellenstatus und Berichte, ohne nachzufragen.
Digitale Kundenkartei & Dokumentation
Ausgangslage: Behandlungshistorie und Einwilligungen liegen auf Papier oder gar nicht vor.
- Digitale Kundenkartei
- Behandlungshistorie
- Vorher-/Nachher-Fotodokumentation
- Digitale Anamnese
- Einwilligungs- und Aufklärungsformulare
Behandlungsverlauf ist beim nächsten Termin sofort einsehbar.
Rechtliche und medizinische Anforderungen an Anamnese- und Einwilligungsformulare prüfen wir gemeinsam mit dir — wir behaupten keine pauschale Rechtskonformität.
Kundenbindung & Bewertungen
Ausgangslage: Stammkunden werden nicht systematisch an Folgetermine erinnert.
- Gutschein- und Treueprogramm
- Automatische Folgebehandlungserinnerungen
- Bewertungsanfragen
- Social-Media-zu-Termin-Workflow
Stammkunden kommen wieder, ohne dass das Team manuell nachfassen muss.
Details zum KI-Baustein: Follow-up-Agent
- Aufgabe:
- Erinnert automatisch an offene Angebote oder unbeantwortete Anfragen und schlägt eine Nachfass-Nachricht vor.
- Eingaben:
- Status offener Angebote/Anfragen, Frist seit letztem Kontakt.
- Ergebnis:
- Nachfass-Entwurf (E-Mail) oder Erinnerung im CRM.
- Menschliche Freigabe:
- Versand des Nachfass-Entwurfs wird von einem Mitarbeiter freigegeben.
- Integration:
- CRM/Vertriebs-Pipeline, E-Mail.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Angebotsdaten; Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
Immobilien-CRM & Lead-Erfassung
Ausgangslage: Interessenten- und Eigentümerdaten liegen verstreut in E-Mails und Excel.
- Immobilien-CRM
- Lead-Erfassung und -Qualifizierung
- Eigentümer- und Interessentenverwaltung
Jede Anfrage landet qualifiziert im CRM statt im Postfach.
Details zum KI-Baustein: Leadqualifizierungs-Agent
- Aufgabe:
- Stellt Vorabfragen (Budget, Zeitrahmen, Bedarf) und ordnet Anfragen nach Priorität ein.
- Eingaben:
- Antworten aus Formular, Chat oder Telefonat.
- Ergebnis:
- Qualifizierter Lead-Datensatz mit Priorität im CRM.
- Menschliche Freigabe:
- Finale Einstufung und nächste Schritte entscheidet weiterhin das Vertriebsteam.
- Integration:
- CRM, Website-Formular, Telefonie.
- Datenschutz:
- Verarbeitet personenbezogene Kontaktdaten; Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Eigentümerreporting & Nachfassen
Ausgangslage: Eigentümer erhalten unregelmäßig Rückmeldung zum Vermarktungsstand.
- Eigentümerreporting
- Nachfass-Automatisierung
Eigentümer sehen den Vermarktungsstatus, ohne nachzufragen.
Details zum KI-Baustein: Follow-up-Agent
- Aufgabe:
- Erinnert automatisch an offene Angebote oder unbeantwortete Anfragen und schlägt eine Nachfass-Nachricht vor.
- Eingaben:
- Status offener Angebote/Anfragen, Frist seit letztem Kontakt.
- Ergebnis:
- Nachfass-Entwurf (E-Mail) oder Erinnerung im CRM.
- Menschliche Freigabe:
- Versand des Nachfass-Entwurfs wird von einem Mitarbeiter freigegeben.
- Integration:
- CRM/Vertriebs-Pipeline, E-Mail.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Angebotsdaten; Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
Mieter- und Eigentümerportal
Ausgangslage: Schadensmeldungen erreichen die Verwaltung per Telefon oder gar nicht.
- Mieter- und Eigentümerportal
- Digitale Schadensmeldung mit Bildern
Schäden werden mit Fotos gemeldet, statt telefonisch beschrieben zu werden.
Ticket- und Vorgangsmanagement
Ausgangslage: Notfälle und Routineanfragen werden nicht unterschiedlich priorisiert.
- Ticket- und Vorgangsmanagement
- Notfallerkennung und Priorisierung
- Dienstleisterbeauftragung
- Statusverfolgung
Dringende Fälle werden erkannt und priorisiert, statt in der Warteschlange zu stehen.
Serienkommunikation & Versammlungen
Ausgangslage: Eigentümerversammlungen und Rundschreiben werden manuell organisiert.
- Serienkommunikation
- Eigentümerversammlungs-Workflows
Rundschreiben und Einladungen gehen automatisiert an die richtige Empfängerliste.
Onlineshop & B2B-Portal
Ausgangslage: Der Shop deckt B2C-Kunden ab, aber keine individuellen B2B-Preise oder Kundengruppen.
- Onlineshop und Shop-Relaunch
- Shopify-, Shopware- oder WooCommerce-Lösung
- B2B-Kundenportal
- Individuelle Preise und Kundengruppen
B2B- und B2C-Kunden kaufen im selben Shop zu ihren jeweiligen Konditionen.
Retouren & Reklamationen
Ausgangslage: Retouren und Reklamationen laufen per E-Mail und ohne festen Prozess.
- Retourenportal
- Reklamationsmanagement
Kunden starten Retouren selbst, ohne den Support anzuschreiben.
Details zum KI-Baustein: Reklamations-Agent
- Aufgabe:
- Nimmt Reklamationen strukturiert auf und ordnet sie dem passenden Vorgang zu.
- Eingaben:
- Beschreibung des Problems, ggf. Fotos, Bestell-/Auftragsnummer.
- Ergebnis:
- Angelegter Vorgang mit Priorität, erste Rückmeldung an den Kunden.
- Menschliche Freigabe:
- Entscheidung über Kulanz, Ersatz oder Rückerstattung trifft ein Mitarbeiter.
- Integration:
- Ticketsystem, Shop-/Auftragsverwaltung.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kunden- und Auftragsdaten; Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
Produktkonfigurator & Abo-Commerce
Ausgangslage: Individualisierbare oder wiederkehrende Produkte lassen sich im Standardshop nicht abbilden.
- Produktkonfigurator
- Abo- und Wiederbestellsystem
Kunden sehen ihr individuelles Produkt live, bevor sie kaufen.
Kundenportal & Voice Agent
Ausgangslage: Verfügbarkeitsanfragen kommen ständig telefonisch, auch außerhalb der Öffnungszeiten.
- Kundenportal
- Voice Agent für Verfügbarkeit und Buchungen
Verfügbarkeitsanfragen werden auch außerhalb der Öffnungszeiten beantwortet.
Details zum KI-Baustein: Terminbuchungs-Agent
- Aufgabe:
- Bucht, verschiebt oder storniert Termine automatisch anhand freier Kapazitäten.
- Eingaben:
- Verfügbare Slots aus dem Kalender, Kundenwunsch (Datum, Uhrzeit, Leistung).
- Ergebnis:
- Bestätigter Kalendereintrag, automatische Erinnerung vor dem Termin.
- Menschliche Freigabe:
- Sonderfälle (z. B. widersprüchliche Wünsche) werden an das Team übergeben statt automatisch entschieden.
- Integration:
- Kalendersystem, Telefon/Website/Messenger als Eingangskanal.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Termindaten; Details zu Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Gästekommunikation & Reinigung
Ausgangslage: Gästekommunikation und Reinigungsplanung laufen manuell zwischen den Buchungen.
- Digitale Gästemappe
- Gästekommunikation
- Reinigungsplanung
- Bewertungsanfragen
Reinigung ist automatisch zwischen zwei Buchungen eingeplant.
Details zum KI-Baustein: Kundenservice-Agent
- Aufgabe:
- Beantwortet wiederkehrende Kundenfragen über Chat, WhatsApp oder E-Mail zentral.
- Eingaben:
- Kundennachricht, hinterlegte Produkt-/Bestelldaten.
- Ergebnis:
- Direkte Antwort bei Standardfragen, sonst Übergabe an einen Mitarbeiter.
- Menschliche Freigabe:
- Rückerstattungen, Sonderkonditionen oder Reklamationen werden nicht automatisch entschieden.
- Integration:
- Shop-/Bestellsystem, WhatsApp Business, Website-Chat.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kunden- und Bestelldaten; Speicherort und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
CRM & Terminbuchung
Ausgangslage: Leads und Termine werden in Kalender, E-Mail und Kopf verteilt verwaltet.
- CRM und Vertriebs-Pipeline
- Lead-Erfassung und -Qualifizierung
- Online-Terminbuchung
Jeder Lead und Termin ist im selben System sichtbar, für jeden im Team.
Details zum KI-Baustein: Leadqualifizierungs-Agent
- Aufgabe:
- Stellt Vorabfragen (Budget, Zeitrahmen, Bedarf) und ordnet Anfragen nach Priorität ein.
- Eingaben:
- Antworten aus Formular, Chat oder Telefonat.
- Ergebnis:
- Qualifizierter Lead-Datensatz mit Priorität im CRM.
- Menschliche Freigabe:
- Finale Einstufung und nächste Schritte entscheidet weiterhin das Vertriebsteam.
- Integration:
- CRM, Website-Formular, Telefonie.
- Datenschutz:
- Verarbeitet personenbezogene Kontaktdaten; Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Kundenportal & Tickets
Ausgangslage: Dokumentenaustausch und Status laufen über verstreute E-Mail-Verläufe.
- Kundenportal
- Dokumentenaustausch
- Ticketsystem
- Meeting-Zusammenfassungen
- Automatische CRM-Aktualisierung
Kunden finden Dokumente und Status an einer Stelle statt im E-Mail-Verlauf.
Passt das zu deinem Unternehmen?