KI-Telefonassistent
Unsere KI-Telefonassistenten sind konkret benannte, klar abgegrenzte Bausteine — keine pauschalen "KI-Mitarbeiter". Jede Lösung zeigt Aufgabe, Eingaben, Ergebnis, nötige menschliche Freigabe, mögliche Integration und einen ehrlichen Datenschutz-Hinweis.
Branchen, in denen wir das umsetzen
Digitale Telefonzentrale
Ausgangslage: Anrufe gehen unter, wenn das Team auf der Baustelle ist.
- KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an
- Beantwortet Standardfragen
- Leitet dringende Anliegen weiter
Anrufe werden auch dann angenommen, wenn niemand im Büro ist.
Details zum KI-Baustein: Digitale Telefonzentrale
- Aufgabe:
- Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen und leitet dringende Anliegen weiter.
- Eingaben:
- Gesprochene Sprache des Anrufers, hinterlegte Öffnungszeiten/FAQ-Daten.
- Ergebnis:
- Gesprächsnotiz oder Kalendereintrag, bei Bedarf Weiterleitung an ein Team-Mitglied.
- Menschliche Freigabe:
- Kein Vertragsabschluss oder verbindliches Preisversprechen ohne menschliche Freigabe.
- Integration:
- Bestehende Telefonanlage/Rufnummer, Kalender, CRM.
- Datenschutz:
- Verarbeitet personenbezogene Anrufdaten (Name, Rufnummer, Anliegen); Speicherort, Aufbewahrungsfristen und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
E-Mail-Agent & Mitarbeiter-Wissensassistent
Ausgangslage: Ausschreibungen und Anfragen per E-Mail werden manuell gesichtet und beantwortet; Mitarbeiter fragen wiederkehrende Dinge im Büro nach.
- E-Mail-Agent für Ausschreibungen und Anfragen
- Interner Mitarbeiter-Wissensassistent
Eingehende Anfragen werden vorsortiert, wiederkehrende Fragen beantwortet sich das Team selbst.
Details zum KI-Baustein: E-Mail-Eingangsagent
- Aufgabe:
- Liest eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen und schlägt eine Antwort oder Zuordnung vor.
- Eingaben:
- E-Mail-Text und Anhänge, hinterlegte Standardantworten/Ansprechpartner.
- Ergebnis:
- Antwortentwurf oder Weiterleitung an die zuständige Person, Kategorisierung im Postfach.
- Menschliche Freigabe:
- Antworten werden vor dem Versand von einem Mitarbeiter freigegeben, außer bei ausdrücklich freigegebenen Standardfällen.
- Integration:
- Bestehendes E-Mail-Postfach, CRM/Ticketsystem.
- Datenschutz:
- Verarbeitet E-Mail-Inhalte, die personenbezogene Daten enthalten können; Speicherort und Zugriff werden projektspezifisch festgelegt.
Digitale Rezeption
Ausgangslage: Anfragen kommen über Telefon, Website und Messenger getrennt an und werden inkonsistent beantwortet.
- Digitale Rezeption über Telefon, Website und Messenger
Anfragen aus allen Kanälen laufen an einer Stelle zusammen.
Details zum KI-Baustein: Digitale Telefonzentrale
- Aufgabe:
- Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen und leitet dringende Anliegen weiter.
- Eingaben:
- Gesprochene Sprache des Anrufers, hinterlegte Öffnungszeiten/FAQ-Daten.
- Ergebnis:
- Gesprächsnotiz oder Kalendereintrag, bei Bedarf Weiterleitung an ein Team-Mitglied.
- Menschliche Freigabe:
- Kein Vertragsabschluss oder verbindliches Preisversprechen ohne menschliche Freigabe.
- Integration:
- Bestehende Telefonanlage/Rufnummer, Kalender, CRM.
- Datenschutz:
- Verarbeitet personenbezogene Anrufdaten (Name, Rufnummer, Anliegen); Speicherort, Aufbewahrungsfristen und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
KI-Telefonassistent & E-Mail-Agent
Ausgangslage: Objektanfragen kommen außerhalb der Bürozeiten und bleiben unbeantwortet.
- KI-Telefonassistent
- E-Mail-Agent für Objektanfragen
Objektanfragen werden auch außerhalb der Bürozeiten aufgenommen.
Details zum KI-Baustein: Digitale Telefonzentrale
- Aufgabe:
- Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen und leitet dringende Anliegen weiter.
- Eingaben:
- Gesprochene Sprache des Anrufers, hinterlegte Öffnungszeiten/FAQ-Daten.
- Ergebnis:
- Gesprächsnotiz oder Kalendereintrag, bei Bedarf Weiterleitung an ein Team-Mitglied.
- Menschliche Freigabe:
- Kein Vertragsabschluss oder verbindliches Preisversprechen ohne menschliche Freigabe.
- Integration:
- Bestehende Telefonanlage/Rufnummer, Kalender, CRM.
- Datenschutz:
- Verarbeitet personenbezogene Anrufdaten (Name, Rufnummer, Anliegen); Speicherort, Aufbewahrungsfristen und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
KI-Telefonzentrale & Wissensassistent
Ausgangslage: Wiederkehrende Fragen zu Objekten binden ständig Mitarbeiterzeit.
- KI-Telefonzentrale
- E-Mail- und Messenger-Agent
- Automatische Objektzuordnung
- Wissensassistent für wiederkehrende Fragen
Anrufe werden dem richtigen Objekt zugeordnet, ohne dass jemand nachfragen muss.
Details zum KI-Baustein: Digitale Telefonzentrale
- Aufgabe:
- Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen und leitet dringende Anliegen weiter.
- Eingaben:
- Gesprochene Sprache des Anrufers, hinterlegte Öffnungszeiten/FAQ-Daten.
- Ergebnis:
- Gesprächsnotiz oder Kalendereintrag, bei Bedarf Weiterleitung an ein Team-Mitglied.
- Menschliche Freigabe:
- Kein Vertragsabschluss oder verbindliches Preisversprechen ohne menschliche Freigabe.
- Integration:
- Bestehende Telefonanlage/Rufnummer, Kalender, CRM.
- Datenschutz:
- Verarbeitet personenbezogene Anrufdaten (Name, Rufnummer, Anliegen); Speicherort, Aufbewahrungsfristen und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
Kundenservice-Agent & KI-Produktsuche
Ausgangslage: Support-Anfragen zu Bestellungen und Reklamationen laufen über mehrere Kanäle unkoordiniert ein.
- Kundenservice-Agent
- KI-Produktsuche
- E-Mail-Agent für Bestellungen und Reklamationen
- Analyse-Dashboard
Standardfragen zu Bestellstatus werden sofort beantwortet, Sonderfälle gehen ans Team.
Details zum KI-Baustein: Kundenservice-Agent
- Aufgabe:
- Beantwortet wiederkehrende Kundenfragen über Chat, WhatsApp oder E-Mail zentral.
- Eingaben:
- Kundennachricht, hinterlegte Produkt-/Bestelldaten.
- Ergebnis:
- Direkte Antwort bei Standardfragen, sonst Übergabe an einen Mitarbeiter.
- Menschliche Freigabe:
- Rückerstattungen, Sonderkonditionen oder Reklamationen werden nicht automatisch entschieden.
- Integration:
- Shop-/Bestellsystem, WhatsApp Business, Website-Chat.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kunden- und Bestelldaten; Speicherort und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
Kundenportal & Voice Agent
Ausgangslage: Verfügbarkeitsanfragen kommen ständig telefonisch, auch außerhalb der Öffnungszeiten.
- Kundenportal
- Voice Agent für Verfügbarkeit und Buchungen
Verfügbarkeitsanfragen werden auch außerhalb der Öffnungszeiten beantwortet.
Details zum KI-Baustein: Terminbuchungs-Agent
- Aufgabe:
- Bucht, verschiebt oder storniert Termine automatisch anhand freier Kapazitäten.
- Eingaben:
- Verfügbare Slots aus dem Kalender, Kundenwunsch (Datum, Uhrzeit, Leistung).
- Ergebnis:
- Bestätigter Kalendereintrag, automatische Erinnerung vor dem Termin.
- Menschliche Freigabe:
- Sonderfälle (z. B. widersprüchliche Wünsche) werden an das Team übergeben statt automatisch entschieden.
- Integration:
- Kalendersystem, Telefon/Website/Messenger als Eingangskanal.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Termindaten; Details zu Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
KI-Agenten für Vertrieb & Nachfassen
Ausgangslage: Offene Angebote und Anfragen werden nicht systematisch nachgefasst.
- Angebots- und Berichtsassistent
- Interner Wissensagent
- Voice Agent für Termine und Lead-Qualifizierung
- Follow-up-Agent für offene Angebote
- E-Mail-Agent für Anfragen und Dokumente
Offene Angebote werden automatisch nachgefasst, statt zu verwaisen.
Details zum KI-Baustein: Follow-up-Agent
- Aufgabe:
- Erinnert automatisch an offene Angebote oder unbeantwortete Anfragen und schlägt eine Nachfass-Nachricht vor.
- Eingaben:
- Status offener Angebote/Anfragen, Frist seit letztem Kontakt.
- Ergebnis:
- Nachfass-Entwurf (E-Mail) oder Erinnerung im CRM.
- Menschliche Freigabe:
- Versand des Nachfass-Entwurfs wird von einem Mitarbeiter freigegeben.
- Integration:
- CRM/Vertriebs-Pipeline, E-Mail.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Angebotsdaten; Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
Passt das zu deinem Unternehmen?