Immobilien-CRM & Lead-Erfassung
Problem: Interessenten- und Eigentümerdaten liegen verstreut in E-Mails und Excel.
Immobilien-CRM Lead-Erfassung und -Qualifizierung Eigentümer- und Interessentenverwaltung
Jede Anfrage landet qualifiziert im CRM statt im Postfach.
E-Mail Portale
Aufgabe: Stellt Vorabfragen (Budget, Zeitrahmen, Bedarf) und ordnet Anfragen nach Priorität ein.
Ergebnis: Qualifizierter Lead-Datensatz mit Priorität im CRM.
Freigabe: Finale Einstufung und nächste Schritte entscheidet weiterhin das Vertriebsteam.
Datenschutz: Verarbeitet personenbezogene Kontaktdaten; Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Problem: Exposé-Erstellung und Besichtigungstermine kosten viel manuelle Zeit.
Exposé-Erstellung Besichtigungstermin-Buchung Interessenten-Matching
Passende Interessenten werden automatisch vorgeschlagen, sobald ein Exposé steht.
Kalender Immobilienportale
Aufgabe: Bucht, verschiebt oder storniert Termine automatisch anhand freier Kapazitäten.
Ergebnis: Bestätigter Kalendereintrag, automatische Erinnerung vor dem Termin.
Freigabe: Sonderfälle (z. B. widersprüchliche Wünsche) werden an das Team übergeben statt automatisch entschieden.
Datenschutz: Verarbeitet Kontakt- und Termindaten; Details zu Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Portale & Dokumente
Problem: Exposés müssen manuell in jedes Portal übertragen werden.
Portal- und Schnittstellenanbindung Dokumentenupload Digitaler Maklervertrag
Ein Exposé wird einmal gepflegt und auf allen Portalen aktuell gehalten.
ImmoScout24 & Co.
Eigentümerreporting & Nachfassen
Problem: Eigentümer erhalten unregelmäßig Rückmeldung zum Vermarktungsstand.
Eigentümerreporting Nachfass-Automatisierung
Eigentümer sehen den Vermarktungsstatus, ohne nachzufragen.
CRM
Aufgabe: Erinnert automatisch an offene Angebote oder unbeantwortete Anfragen und schlägt eine Nachfass-Nachricht vor.
Ergebnis: Nachfass-Entwurf (E-Mail) oder Erinnerung im CRM.
Freigabe: Versand des Nachfass-Entwurfs wird von einem Mitarbeiter freigegeben.
Datenschutz: Verarbeitet Kontakt- und Angebotsdaten; Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
KI-Telefonassistent & E-Mail-Agent
Problem: Objektanfragen kommen außerhalb der Bürozeiten und bleiben unbeantwortet.
KI-Telefonassistent E-Mail-Agent für Objektanfragen
Objektanfragen werden auch außerhalb der Bürozeiten aufgenommen.
Telefonanlage E-Mail-Postfach
Aufgabe: Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen und leitet dringende Anliegen weiter.
Ergebnis: Gesprächsnotiz oder Kalendereintrag, bei Bedarf Weiterleitung an ein Team-Mitglied.
Freigabe: Kein Vertragsabschluss oder verbindliches Preisversprechen ohne menschliche Freigabe.
Datenschutz: Verarbeitet personenbezogene Anrufdaten (Name, Rufnummer, Anliegen); Speicherort, Aufbewahrungsfristen und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
Mieter- und Eigentümerportal
Problem: Schadensmeldungen erreichen die Verwaltung per Telefon oder gar nicht.
Mieter- und Eigentümerportal Digitale Schadensmeldung mit Bildern
Schäden werden mit Fotos gemeldet, statt telefonisch beschrieben zu werden.
Mobile Upload
Ticket- und Vorgangsmanagement
Problem: Notfälle und Routineanfragen werden nicht unterschiedlich priorisiert.
Ticket- und Vorgangsmanagement Notfallerkennung und Priorisierung Dienstleisterbeauftragung Statusverfolgung
Dringende Fälle werden erkannt und priorisiert, statt in der Warteschlange zu stehen.
Dienstleister-Netzwerk
Dokumente & Zählerstände
Problem: Übergabeprotokolle und Zählerstände werden manuell erfasst und abgelegt.
Dokumentenmanagement Zählerstanderfassung Übergabe- und Abnahmeprotokolle
Alle Objektunterlagen sind zentral auffindbar statt in Aktenordnern.
Mieterportal
Serienkommunikation & Versammlungen
Problem: Eigentümerversammlungen und Rundschreiben werden manuell organisiert.
Serienkommunikation Eigentümerversammlungs-Workflows
Rundschreiben und Einladungen gehen automatisiert an die richtige Empfängerliste.
E-Mail
KI-Telefonzentrale & Wissensassistent
Problem: Wiederkehrende Fragen zu Objekten binden ständig Mitarbeiterzeit.
KI-Telefonzentrale E-Mail- und Messenger-Agent Automatische Objektzuordnung Wissensassistent für wiederkehrende Fragen
Anrufe werden dem richtigen Objekt zugeordnet, ohne dass jemand nachfragen muss.
Telefonanlage Objektdatenbank
Aufgabe: Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Standardfragen und leitet dringende Anliegen weiter.
Ergebnis: Gesprächsnotiz oder Kalendereintrag, bei Bedarf Weiterleitung an ein Team-Mitglied.
Freigabe: Kein Vertragsabschluss oder verbindliches Preisversprechen ohne menschliche Freigabe.
Datenschutz: Verarbeitet personenbezogene Anrufdaten (Name, Rufnummer, Anliegen); Speicherort, Aufbewahrungsfristen und AV-Vertrag werden projektspezifisch festgelegt.
Mieteingänge mit einem Klick
Problem: Wer hat gezahlt, wer nicht? Kontoauszüge werden Monat für Monat mit Excel abgeglichen.
Offene und bezahlte Mieten je Objekt „Miete erhalten“: bar oder per Bank Mahnung bei Verzug vorbereiten
Der Monatsabschluss dauert Minuten statt Abende.
Bankexport
Aufgabe: Erstellt Rechnungsentwürfe aus Leistungsdaten und erinnert bei überfälligen Zahlungen.
Ergebnis: Rechnungsentwurf, Zahlungserinnerung nach hinterlegtem Zeitplan.
Freigabe: Rechnungen werden vor Versand von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben.
Datenschutz: Verarbeitet Kunden- und Zahlungsdaten; Speicherort und Aufbewahrungsfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Restschuld, Tilgung & Zinsbindung
Problem: Wann endet die Zinsbindung? Was bleibt nach Rate und Kosten übrig? Die Antwort steckt in Ordnern.
Restschuld je Finanzierung live Warnung vor Ende der Zinsbindung Tilgung & Überschuss pro Monat
Anschlussfinanzierungen rechtzeitig planen statt überrascht werden.
Objekte, Mieter & Dokumente zentral
Problem: Mietverträge, Zählerstände und Nebenkostenbelege liegen verteilt in Ordnern, Mails und Fotos.
Digitale Objekt- und Mieterakte Dokumente & Fotos je Einheit DSGVO-konform gespeichert
Alles zu einer Wohnung in einer Ansicht — auch vom Handy.
Aufgabe: Liest, ordnet und fasst hochgeladene Dokumente (Verträge, Protokolle, Belege) zusammen.
Ergebnis: Strukturierte Ablage, Kurzzusammenfassung, ggf. extrahierte Kennwerte.
Freigabe: Automatische Ablage nur für eindeutig erkannte Dokumenttypen; unklare Fälle gehen an einen Mitarbeiter.
Datenschutz: Kann personenbezogene oder vertragliche Daten enthalten; Speicherort und Zugriffsrechte werden projektspezifisch festgelegt.
