Dokumentenautomatisierung
Dokumentenautomatisierung digitalisiert, was heute noch auf Papier oder verstreut in E-Mails liegt — vom digitalen Bautagebuch über die Kundenkartei bis zur Vertragsablage.
Branchen, in denen wir das umsetzen
Digitale Bauakte & Bautagebuch
Ausgangslage: Bautagebuch und Mängel werden handschriftlich geführt und sind schwer auszuwerten.
- Digitale Bauakte
- Bautagebuch
- Mängelmanagement
- Mobile Arbeitsberichte
Alle Projektunterlagen liegen an einem durchsuchbaren Ort.
Details zum KI-Baustein: Baustellenbericht-Assistent
- Aufgabe:
- Wandelt Vor-Ort-Notizen und Fotos in einen strukturierten Tages-/Baustellenbericht um.
- Eingaben:
- Stichworte, Sprachnotizen oder Fotos aus der Mitarbeiter-App.
- Ergebnis:
- Formatierter Bericht mit Uhrzeiten, Tätigkeiten und Fotodokumentation.
- Menschliche Freigabe:
- Bericht wird vor Weitergabe an Auftraggeber vom Bauleiter geprüft.
- Integration:
- Mitarbeiter-App, digitale Bauakte, Kundenportal.
- Datenschutz:
- Enthält projekt- und ggf. personenbezogene Daten (Mitarbeiter, Auftraggeber); Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
Baustellen- und Tagesberichte
Ausgangslage: Tagesberichte und Fotodokumentation entstehen händisch und gehen oft unter.
- Baustellen- und Tagesberichte digital erfassen
- Foto- und Dokumentenablage pro Baustelle
Jeder Bericht ist sofort auffindbar und dem richtigen Projekt zugeordnet.
Details zum KI-Baustein: Baustellenbericht-Assistent
- Aufgabe:
- Wandelt Vor-Ort-Notizen und Fotos in einen strukturierten Tages-/Baustellenbericht um.
- Eingaben:
- Stichworte, Sprachnotizen oder Fotos aus der Mitarbeiter-App.
- Ergebnis:
- Formatierter Bericht mit Uhrzeiten, Tätigkeiten und Fotodokumentation.
- Menschliche Freigabe:
- Bericht wird vor Weitergabe an Auftraggeber vom Bauleiter geprüft.
- Integration:
- Mitarbeiter-App, digitale Bauakte, Kundenportal.
- Datenschutz:
- Enthält projekt- und ggf. personenbezogene Daten (Mitarbeiter, Auftraggeber); Speicherort wird projektspezifisch festgelegt.
Zeiterfassung & Prüfprotokolle
Ausgangslage: Abnahmen und Prüfprotokolle werden auf Papier dokumentiert und gehen verloren.
- Zeiterfassung je Baustelle
- Abnahme- und Prüfprotokolle digital
- Fotodokumentation
Prüfprotokolle sind revisionssicher abgelegt und jederzeit auffindbar.
Digitale Kundenkartei & Dokumentation
Ausgangslage: Behandlungshistorie und Einwilligungen liegen auf Papier oder gar nicht vor.
- Digitale Kundenkartei
- Behandlungshistorie
- Vorher-/Nachher-Fotodokumentation
- Digitale Anamnese
- Einwilligungs- und Aufklärungsformulare
Behandlungsverlauf ist beim nächsten Termin sofort einsehbar.
Rechtliche und medizinische Anforderungen an Anamnese- und Einwilligungsformulare prüfen wir gemeinsam mit dir — wir behaupten keine pauschale Rechtskonformität.
Exposé & Besichtigung
Ausgangslage: Exposé-Erstellung und Besichtigungstermine kosten viel manuelle Zeit.
- Exposé-Erstellung
- Besichtigungstermin-Buchung
- Interessenten-Matching
Passende Interessenten werden automatisch vorgeschlagen, sobald ein Exposé steht.
Details zum KI-Baustein: Terminbuchungs-Agent
- Aufgabe:
- Bucht, verschiebt oder storniert Termine automatisch anhand freier Kapazitäten.
- Eingaben:
- Verfügbare Slots aus dem Kalender, Kundenwunsch (Datum, Uhrzeit, Leistung).
- Ergebnis:
- Bestätigter Kalendereintrag, automatische Erinnerung vor dem Termin.
- Menschliche Freigabe:
- Sonderfälle (z. B. widersprüchliche Wünsche) werden an das Team übergeben statt automatisch entschieden.
- Integration:
- Kalendersystem, Telefon/Website/Messenger als Eingangskanal.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kontakt- und Termindaten; Details zu Speicherort und Löschfristen werden projektspezifisch festgelegt.
Portale & Dokumente
Ausgangslage: Exposés müssen manuell in jedes Portal übertragen werden.
- Portal- und Schnittstellenanbindung
- Dokumentenupload
- Digitaler Maklervertrag
Ein Exposé wird einmal gepflegt und auf allen Portalen aktuell gehalten.
Mieter- und Eigentümerportal
Ausgangslage: Schadensmeldungen erreichen die Verwaltung per Telefon oder gar nicht.
- Mieter- und Eigentümerportal
- Digitale Schadensmeldung mit Bildern
Schäden werden mit Fotos gemeldet, statt telefonisch beschrieben zu werden.
Dokumente & Zählerstände
Ausgangslage: Übergabeprotokolle und Zählerstände werden manuell erfasst und abgelegt.
- Dokumentenmanagement
- Zählerstanderfassung
- Übergabe- und Abnahmeprotokolle
Alle Objektunterlagen sind zentral auffindbar statt in Aktenordnern.
Ausgabe & Rückgabe
Ausgangslage: Schäden bei Rückgabe werden nicht konsistent dokumentiert.
- QR-/Barcode-Ausgabe
- Abhol- und Rückgabeprozess
- Übergabeprotokolle
- Zustands- und Schadensfotos
- Rückgabeerinnerungen
- Überziehungsabrechnung
Zustand bei Ausgabe und Rückgabe ist fotografisch belegt.
Angebote & Verträge
Ausgangslage: Angebote und Verträge werden von Hand aus alten Dokumenten zusammengestellt.
- Angebotsgenerator
- Digitale Verträge und Unterschriften
Angebote entstehen aus Vorlagen statt aus alten Dokumenten kopiert zu werden.
Details zum KI-Baustein: Angebotsassistent
- Aufgabe:
- Erstellt aus Eckdaten einen strukturierten Angebotsentwurf zur Prüfung.
- Eingaben:
- Leistungsumfang, Mengen/Maße, hinterlegte Preislisten oder frühere Angebote.
- Ergebnis:
- Angebotsentwurf (PDF/Dokument) mit Positionen, Mengen und Preisen.
- Menschliche Freigabe:
- Entwurf wird immer von einem Mitarbeiter geprüft und freigegeben, bevor er versendet wird.
- Integration:
- Warenwirtschaft/ERP, DATEV/Lexware, E-Mail.
- Datenschutz:
- Verarbeitet Kunden- und Projektdaten aus der Anfrage; Details werden projektspezifisch festgelegt.
Passt das zu deinem Unternehmen?